Hier nochmal die Mailadresse für die einzureichenden Abrechnungen
Das bedeutet auch, das im neuen Jahr, alle Rechnungen, Anträge auf Erstattungen, Reisekostenabrechnungen usw. nicht mehr an die Adresse des Landesvorsitzenden oder des Schatzmeisters gesendet werden.
Es wurden dazu für jeden Landesverband E-Mail-Adressen angelegt
DVF- Bundesverband Rechnungseingang@dvf-fotografie.de
LV01 - Berlin Rechnungseingang-LV01@dvf-fotografie.de
LV02 - Nordmark Rechnungseingang-LV02@dvf-fotografie.de
LV03 - Westfalen Rechnungseingang-LV03@dvf-fotografie.de
LV04 - Hessen/Rheinland Pfalz Rechnungseingang-LV04@dvf-fotografie.de
LV05 - Rheinland Rechnungseingang-LV05@dvf-fotografie.de
LV06 - Saarland Rechnungseingang-LV06@dvf-fotografie.de
LV07 - Baden Württemberg Rechnungseingang-LV07@dvf-fotografie.de
LV08 - Bayern Rechnungseingang-LV08@dvf-fotografie.de
LV09 - Hamburg Rechnungseingang-LV09@dvf-fotografie.de
LV10 - Sachsen Rechnungseingang-LV10@dvf-fotografie.de
Es sind ab 01.01.2025 nur noch diese Adressen, für Rechnungen, Anträge auf Erstattungen, Reisekostenabrechnugen usw., die zu zahlen sind, zu verwenden.
Bei Rechnung, von Firmen (z.B. mtl. Mietrechnungen, Ionos, DJH, usw. ) muss die obengenannte Adresse angegeben werden.
Stellen Beauftragte oder ihr selbst einen Antrag auf Erstattung müsst ihr die Belege scannen, das funtioniert auch mit dem Handy, und an die obengenannte Adresse senden.
Ihr müsst allen, die Anträge stellen, die entsprechende E-Mail Adresse zur Verfügung stellen.
Wenn der Schatzmeister eine Rechnung, Antrag auf Ersattungen usw. in Fibu scan, bearbeitet hat, kann dieser, bzw. sollte dieser, den Haken zur Freigabe setzten, damit der Landesvorsitzende, die Freigabe zur Zahlung geben kann. Das ganze nennt sich auch 4 Augen Prinzip. Da alles in Fibu scan dokumentiert wird hat dies auch Hand und Fuß.
Aufbewahrung von Belegen
Die Belege sollten weiterhin an den Schatzmeister des Landesverbandes geschicht werden, denn jemand der nur einmal einen Antrag stellt hebt die Belege nicht 10 Jahre auf. Der Schatzmeister sammelt weiterhin die Belege - in einer Kiste oder in einem Ordner, (jedes Jahr eine neue Kiste oder einen neuen Ordner) . Hört der Schatzmeister auf übergibt er die Belege an den nächsten Schatzmeister.
Wenn wir nun schon das neue Programm zur Verfügung haben dann sollten auch alle an einem Strag ziehen. (nicht: ich mache das wie ich das bisher gemacht habe)
Anbei die überarbeiteten Vorlagen des DVF, mit neuem Logo. Diese sind ab sofort zu verwenden. Ich werde Roland bitten die Vorlagen in Clubdesk einzubinden. Da aber nicht jeder Zugriff auf Clubdesk hat müsst ihr die Vorlagen an die Personen weitergeben die auch eine Erstattung haben möchten.